CONTACTEZ VOTRE COORDINATEUR DÉPARTEMENTALE TÉLÉTHON.
Stéphane Catez pour le secteur d'Argentan
La coordination départementale, équipe de bénévoles, représente le Téléthon localement.
Elle assure le lien entre le siège de l’AFM et les organisateurs d’animations pour le Téléthon.
Son rôle est de vous aider à tous les stades de votre projet de manifestation :
- conseils pour l’organisation de votre manifestation (choix du lieu et des horaires, élaboration du budget prévisionnel…)
- mise à disposition de la liste des partenaires du Téléthon qui pourront vous soutenir dans votre projet- aide pour les autorisations diverses (SACEM,…)
- conseils pour les questions d’assurance
- attribution du matériel Téléthon (ballons, affiches, banderoles, tracts…)
et explications pour pouvoir vendre les produits Téléthon sur les manifestations
- accompagnement pour remonter la collecte de votre manifestation (remontée des fonds)
C’est aussi elle qui accrédite votre manifestation et fait de vous un « organisateur officiel du Téléthon »
Complétez et signez le contrat d’engagement délivré par la coordination Téléthon locale. Dans ce contrat, vous trouverez la charte de la Force T qui vous donne les règles d’organisation d’une manifestation Téléthon et comment assurer la remontée des fonds.La signature de ce contrat est indispensable pour que votre manifestation devienne manifestation officielle Téléthon.
DE L’IDÉE À L’ACTION, LES GRANDES ÉTAPES DE VOTRE MANIFESTATION EN 9 POINTS
Mettez en place la manifestation qui vous ressemble !
Pour le Téléthon, toutes les idées sont bonnes à prendre. Il suffit de choisir une activité qui vous passionne, que vous avez l’habitude de pratiquer ou d’organiser, et de la mettre aux couleurs du Téléthon c’est-à -dire :
- Encourager la collecte
- Informer sur le combat de l’AFM
- Proposer une animation où règne un esprit de fête, « le 14 juillet en hiver ».
Tout le monde doit pouvoir y trouver sa place !
Les manifestations les plus souvent organisées !
Manifestation sportive
Organiser une manifestation sportive est à coup sûr le moyen d’attirer le plus grand nombre de participants - sur votre manifestation. Mettez en place un relais non stop pendant tout le week-end du Téléthon, proposez des initiations, des baptêmes de plongées par exemple ou des démonstrations de sports originaux. Le public paie un «droit d’entrée» ou de participation. N’oubliez pas que les sportifs ont faim et les spectateurs, soif. Pour augmenter votre collecte, un stand de boissons, sandwichs et pâtisseries devraient avoir un franc succès.
Repas
Paëlla, moules-frites, choucroute géante…mettez à l’honneur votre gastronomie locale ! En France, la bouffe on connaît et on aime ! Organiser un repas est une idée qui garantira un succès en termes de fréquentation et de collecte. Pour cette idée de manifestation, il est important de trouver des sponsors !
Soirée dansante, spectacle, concert…
Privilégiez une manifestation en extérieur si le temps le permet. Cela attire du monde, donne de la visibilité à votre manifestation et favorise la collecte. Pour ces activités, contactez à l’avance les différentes associations du village, les comités des fêtes, les clubs et les troupes de théâtre, les écoles de danse et de musique, les fanfares des villes, etc.
Ventes au profit du Téléthon
Tous types de produits (manufacturés et/ou alimentaires) peuvent être vendus durant le Téléthon, dans la mesure où ces objets sont sans danger et respectueux des lois en vigueur. Exemples de ventes : vente de fleurs en papier, vente de crêpes, ventes d’ampoules pour illuminer un arbre de lumière, vente de ballons pour décorer une allée, etc.
La vente de produits Téléthon
Plusieurs produits, comme des tatouages, des T-shirts, des porte-clefs sont disponibles sur www.boutique.telethon.fr pour les organisateurs accrédités par la coordination Téléthon.
Le hit parade des manifestations « jeunes »
- Le petit déjeuner ou le goûter solidaire
Organise avec tes amis un petit déj’ et/ou un goûter solidaire au sein de ton école, ton club, ton association… Installez-vous dans un endroit passant ou dans une salle mise à disposition pour l’occasion et proposez des petits déjeuners « café-croissant », pour la modique somme de 2 Euros. Une boulangerie peut vous sponsoriser pour les viennoiseries, un primeur pour des oranges fraiches…
- La soirée Téléthon
Organise avec ton équipe une soirée dans ton école, ton association… ou téléthonise une soirée déjà prévue et fixez un prix d’entrée et de consommation attractif.
- Le tournoi sportif
Réquisitionne le gymnase et les terrains de sport de ton école, de ton club… Rassemble un maximum d’équipements sportifs : ballons de volleyball, de football, raquettes et balles de ping-pong, cordes à sauter, poids, boules de pétanque, billes, sacs en toile de jute, etc. Mets en place le tournoi. Les participants paient un «droit d’entrée» de quelques euros pour avoir accès à la totalité des activités, ou à la carte, au choix. Cocktail gagnant ! Pour accroitre la collecte il est intéressant de mêler des animations attractives qui vont attirer le public (manifestations sportives, démonstrations diverses…) et des animations qui vont permettre de collecter (buvettes, stands, crêpes, vente de produits divers…).
Quelques conseils :
• La taille de votre manifestation doit aussi dépendre du temps et des moyens tant au niveau matériel qu’humain dont vous disposez.
• Pour une première année, il est conseillé de faire des choses simples.• Pour accroître la collecte, vous pouvez solliciter des sponsors pour le matériel/la nourriture/les boissons, vous pouvez également faire des préventes et/ou des réservations de vos animations
• Si vous avez envie de mettre en place une manifestation peu de temps avant le Téléthon, il peut être intéressant de s’associer à une manifestation déjà existante avant de se lancer seul l’année suivante. (dans ce cas remplissez un additif)
• Sur chaque manifestation, installez une urne pour les dons (disponible auprès de votre coordination) est un moyen simple de collecter plus.
Pour vous aider la coordination dispose d’affiches « point dons ». Ces dons se font en chèques ou en espèces. Il est aussi indispensable d’avoir en permanence une personne près de l’urne.
Rendez-vous sur www.telethon.fr pour retrouver : - encore plus d’idées d’animations,- la présentation des défis Téléthon.
RASSEMBLEZ UNE ÉQUIPE, IDENTIFIEZ LES BESOINS ET DISTRIBUEZ LES RÔLES
Tout le monde peut participer. Mettez en place une manifestation qui rassemble vos connaissances, les membres de votre association, vos collègues de travail …et constituez votre équipe projet Téléthon. Il est indispensable ensuite de responsabiliser chacun et de prévoir les différentes fonctions à occuper.
Quelques rôles types :
- chef du projet (celui qui coordonne et qui est en contact avec la coordination Téléthon),
- responsable sécurité, assurances, autorisations,
- responsable partenariat,
- responsable achats,
- responsable matériel,
- responsable communication et visibilité (presse, internet, commerce de proximité,…)
Parlez en autour de vous, entre amis, en famille, les passions se partagent, les idées fusent, se développent et s’enrichissent.
PLANIFIEZ VOTRE PROJET
Quand organiser votre manifestation ?
Une manifestation Téléthon se déroule principalement pendant les 30 heures du Téléthon. Il est possible de commencer ses animations dès le 1er octobre. Dans ce cas il s’agit d’animations qui commencent avant le Téléthon, mais dont le point d’orgue dit impérativement avoir lieu pendant les 30h.
Anticipation
Il est important de mettre en place un planning des tâches à réaliser pour l’organisation de votre manifestation, sans omettre d’anticiper la gestion de l’après événement (rangement, remontée des fonds à la coordination Téléthon, bilan, évaluation du projet, remerciements…).
RÉSERVEZ LES LIEUX ET DEMANDEZ LES AUTORISATIONS
Certains lieux sont très sollicités, il est donc primordial de les réserver dès que l’idée de manifestation est arrêtée et que vous avez obtenu le feu vert de votre coordination Téléthon.
Demandez les autorisations pour utiliser des lieux publics (voie publique, stade…).
Faites ces demandes suffisamment à l’avance à la mairie ou à la préfecture. Un courrier doit leur être adressé précisant qui est l’organisateur de la manifestation, la date, l’heure, la durée, le descriptif de la manifestation… N’oubliez pas non plus les autorisations privées.
Attention ! Certaines manifestations sont soumises à des autorisations spécifiques.
- Diffusion de musique : Déclaration 15 jours avant la manifestation auprès de la délégation régionale de la SACEM. Partenaire du Téléthon, la SACEM offre, soit la gratuité des droits, soit un don à l’AFM en récupération des droits payés par l’AFM. Les coordonnées et procédures sont disponibles auprès de la coordination Téléthon ou www.sacem.fr
– Attention dans tous les cas la déclaration est obligatoire.
- Licence de débit de boissons : Les débits de boissons temporaires dépendent des mairies. Une déclaration par écrit doit leur être faite au moins 15 jours avant la date de début de la manifestation.
- Mais aussi… les grands rassemblements, tirs de feux d’artifices, lâchers de ballons, utilisation de hauts parleurs sur la voie publique, lotos, loteries, tombolas, manifestations itinérantes.
Pour plus d’infos, renseignez-vous auprès de la coordination.
SÉCURISEZ ET ASSUREZ VOTRE MANIFESTATION
- Veillez à la sécurité : Performance n’exclut pas vigilance. Ne mettons pas en danger les participants à la fête ! Sur le lieu de votre manifestation, prévoyez un panneau rappelant les numéros d’urgence (SMUR ou SAMU, pompiers, police, centre antipoison, ambulance…).
Pour plus d’infos, demandez la plaquette « règles de sécurité » à la coordination Téléthon.
- Souscrivez une assurance :
1- Chaque organisateur doit être en possession d’une assurance couvrant les conséquences pécuniaires de sa propre responsabilité civile.
2- Chaque organisateur doit également être couvert pour les risques liés aux biens et matériels utilisés (prêtés ou loués), la location ou l’utilisation temporaire de locaux, la «responsabilité civile» de chaque participant et «l’individuelle accident» relative aux dommages corporels que pourraient subir les participants. Pour ces quatre points, la coordination Téléthon vous proposera l’assurance MAIF dont le coût est déductible des frais d’organisation.
Tout autre contrat est accepté, dans la mesure où :
> Il offre des garanties équivalentes ou supérieures à celles du contrat MAIF, avec un coût n’excédant pas le coût de la MAIF ;
> Il offre des garanties supérieures à celles du contrat complémentaire MAIF et que son coût est sponsorisé, au moins au-delà du coût de la MAIF.
Dans le cas où votre manifestation fait intervenir des engins terrestres à moteur ou des engins aériens, vous devez prévoir une assurance couvrant :
> les sinistres découlant de la propriété ou de l’usage de véhicules terrestres à moteur et remorques, ainsi qu’une garantie de type «individuel accident» pour le conducteur ;
> les dommages causés aux et par tous engins ou véhicules aériens (aéroplanes, montgolfières.. ) ;
> les dommages résultant de l’organisation soit de manifestations aériennes, soit d’épreuves, courses ou compétitions (y compris leurs essais) soumises à autorisation préalable des pouvoirs publics et comportant la participation de véhicules à moteur.
BUDGÉTISEZ
Le but d’une manifestation Téléthon est de collecter un maximum pour la recherche contre les maladies neuromusculaires. L’AFM s’est engagée à limiter ses dépenses de collecte ; vous devez en faire autant avec votre manifestation. L’objectif, est que les dépenses ne dépassent pas 10% du total de la collecte estimée. L’AFM-Téléthon incite donc fortement les organisateurs à trouver des sponsors ou obtenir la gratuité pour des salles par exemple. Pour vous aider, Il est important de bâtir un budget prévisionnel.
La coordination Téléthon est là pour vous accompagner.
Il faut estimer les grands postes de dépenses et estimer les recettes escomptées.
ASSUREZ LA VISIBILITÉ ET LA PROMOTION DE VOTRE MANIFESTATION
Le Téléthon doit être visible pour mobiliser le maximum de participants.
Pour réussir, il est nécessaire de communiquer à la hauteur de l’événement ! Surtout ne négligez pas cet aspect ! Attendre l’émission sur France Télévisions ne suffit pas ! Il faut une communication de proximité que vous allez porter.
Choisir un lieu de passage pour votre manifestation
Une des clés du succès, est de mettre en place votre manifestation sur un endroit à fort passage (rue piétonne, galerie marchande, gare, arrêts de bus, place de village,…) ou prévoir une très bonne signalétique pour diriger le public vers votre manifestation.
Utiliser le jaune, couleur du Téléthon
- Habillez en jaune stands, podiums, écrans…
- Prévoyez des vêtements de couleur jaune pour tous les participants (disponible sur www.boutique. telethon.fr). N’oubliez pas de les faires sponsoriser à leur valeur de revente.
- Réalisez une signalétique en jaune.
- Réalisez la plus grande guirlande de ballons jaunes en suivant le principe d’un ballon pour 1
euro (ballons disponibles auprès de votre coordination Téléthon locale).
Communiquer à tous les stades de l’événement
Avant l’événement
Assurez la promotion de votre manifestation :
Annoncez vos manifestations dans votre association, votre entreprise… par voie d’affichage sur des lieux de passage, de tracts, mais aussi sur les sites internet et par mail à votre réseau d’amis et votre famille.
Pensez également à informer la presse locale. La coordination Téléthon peut être une aide précieuse et vous fournir les contacts. Elle adressera par ailleurs une liste complète des animations accréditées aux rédactions départementales des quotidiens et hebdos.
Assurez la promotion de la campagne Téléthon :
Votre manifestation en plus de collecter est également un relais exceptionnel via le matériel distribué par la coordination Téléthon (tracts, affiches…) pour promouvoir la campagne Téléthon, la ligne du don « le 3637 » et le don en ligne sur telethon.fr ainsi que les emissions de France télévisions.
Les affiches de la campagne doivent être posées quinze jours à trois semaines avant le Téléthon.
La coordination Téléthon est à votre disposition pour vous aider à utiliser le plus efficacement possible le matériel Téléthon qu’elle distribue.
Pendant l’événement
- Assurez une bonne signalétique.
- A l’aide du matériel fourni par la coordination Téléthon, veillez à bien informer les participants sur l’AFM et la campagne Téléthon, cette information doit venir soutenir la collecte.
- Pensez aussi à filmer, photographier pour alimenter votre site internet, réaliser un diaporama… rendre compte de la mobilisation sur votre manifestation.
Après l’événement
Communiquez auprès de la presse locale, de votre association, entreprise… les résultats de la collecte.
Espace Dédié aux Organisateurs (EDO) : un site d’outils et de conseils indispensables à votre manif !
Lors de la signature du contrat, n’oubliez pas d’indiquer votre adresse mail. Ainsi dès lors que vous êtes accrédités « manifestation officielle du Téléthon », vous recevrez à cette adresse votre identifiant et votre mot de passe pour accéder à l’espace dédié auX organisateurs. Si vous êtes déjà membres de l’espace communautaire de l’AFM Téléthon, renseignez-vous auprès de votre coordination pour y accéder.
Ces codes sont à partager avec vos coorganisateurs. Cet espace vous fournira un maximum d’outils et de conseils pour vous aider à communiquer et à promouvoir votre manifestation. Vous pourrez y télécharger les outils de la campagne, des affiches, des vidéos, des tracts, la musique Téléthon, les bannières internet, des informations sur la boutique Téléthon …
Vous trouverez aussi de l’aide pour créer un blog Téléthon en quelques clics. Le blog vous permettra d’informer le grand public sur votre manifestation, de partager les images, vidéos et anecdotes rencontrées MAIS aussi de récolter des dons via internet qui seront affectés à la collecte de votre manifestation ! Relayez ensuite l’adresse de votre blog via des mails à vos contacts, les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, …) pour assurer une plus grande visibilité de votre événement
LA REMONTÉE DE VOTRE COLLECTE
Dans un souci de transparence et pour rendre compte auprès du public de la destination et de l’utilisation des fonds collectés, l’AFM a mis en place des procédures précises pour la remontée de la collecte.
Le trésorier de votre manifestation se met en lien avec la coordination qui lui expliquera avant le Téléthon le déroulement de la remontée de la collecte. La remise des fonds se fait en main propre à la coordination Téléthon dans les plus brefs délais et au plus tard le 24 décembre. Pour plus de détails consultez la plaquette «Remontée des fonds» remise avec le contrat ou contactez votre coordination départementale
REMERCIEZ ET ÉVALUEZ
Il est essentiel de prévoir des remerciements: les partenaires, les organisateurs, la presse locale. Prenez aussi le temps avec votre équipe, pour faire le bilan (les points forts et ceux à améliorer) de votre manifestation et pour envisager, on l’espère, une manifestation encore plus réussie l’année prochaine